Popay Blog

=
In-house vs outsourced payroll services

Hoezo, ’in-house’ payroll? De loonverwerking via een sociaal secretariaat is zodanig ingeburgerd, dat men soms vergeet dat er alternatieven zijn. Wanneer en waarom kies je er dan wel voor om de lonen zelf te gaan verwerken?
Als men zich de vraag al stelt, dan wordt dit vaak herleid tot een kwestie van besparing waarbij men geneigd is om enkel de directe, zichtbare kosten in rekening te nemen.
Bij Popay zijn we ervan overtuigd dat dit een strategische keuze is waarbij men de dienstverlening ten opzichte van de medewerker centraal stelt.
Via een driedelige reeks van artikels willen we u voldoende handvaten aanreiken om een goede evaluatie te kunnen maken van het type verloning dat het best past voor uw organisatie.

In het eerste artikel krijgt u een inzicht in de termen ‘in-house payroll’ en ‘outsourced payroll services’, alsook de voor-en nadelen van beiden. Vervolgens zal een tweede artikel u verder duiden inzake veelgestelde vragen en aandachtspunten. Tot slot geven we enkele handige tips en trics mee waarmee u zelf aan de slag kan.

What’s in a name?

Zoals de naam het zelf zegt, duidt ‘in-house payroll’ op het intern verwerken van alle processen die te maken hebben met verloning, aangiftes, rapportering, enz. door interne medewerkers. De HR-dienst maakt in dit geval gebruik van een verloningspakket waarin de nodige wet-en regelgeving aanwezig is zodat de verloning correct en tijdig kan verwerkt worden. Rapportering en aangiftes worden eveneens behandeld door het systeem.Wanneer we naar de andere kant van het spectrum kijken vinden we ‘ge-externaliseerde of outsourced payroll diensten’ door een sociaal secretariaat terug. In dit servicemodel wordt een gedeelte, of alle payrollprocessen, uitgevoerd door een sociaal secretariaat. Zij nemen de verantwoordelijkheid op inzake betalingen en aangiftes. Vaak heeft de HR-dienst, in functie van de grootte en de noden van de organisatie, toegang tot een portaal of een beperkt loonpakket waarin zaken kunnen ingegeven worden, alsook geconsulteerd en gerapporteerd.

Wat zijn de troeven van in-house payroll?

De grootste troef van “in-house payroll” is de flexibiliteit en controle die je behoudt over wat, wanneer en hoe verwerkt wordt. Het kenniscentrum zit bij uw HR-medewerkers en u behoudt zo de volledige controle over de input, output en tijdstip van de loonverwerking. U blijft meester van uw gegevens en processen en dit laat u toe om de “interne dienstverlening” op maat van uw medewerkers te optimaliseren. Verwerkingsresultaten zijn onmiddellijk beschikbaar voor validatie en interne rapportage. Een ander voornaam voordeel bij de interne verwerking is een duidelijk inzicht en controle op de kostprijs van uw verloningsproces. De elementen die men hierbij in rekening moet brengen, is de technische infrastructuur en ondersteuning, het uitvoerend HR personeel en het borgen van de kennis inzake sociale wetgeving. Vanaf een bepaald kritisch volume, kan de interne totale kostprijs van het verloningsproces beduidend lager uitvallen dan de facturen bij het uitbesteed proces en assistentie.Vermits de processen intern beheerd en verwerkt worden, ligt de kostprijs gevoelig lager bij een in-house payroll. De ‘services’ worden in dit geval namelijk niet uitgevoerd door externe partij(en) die extra kosten aanrekenen, maar door de HR-medewerkers zelf. Let op, er zijn wel hogere interne kosten verbonden aan deze keuze. Indien u niet beschikt over de nodige ressources en infrastructuur kan de kostprijs zwaarder doorwegen.

Wat zijn de voordelen van outsourced payroll services?

Wanneer u kiest voor het outsourcen van uw payroll services, zal het overgrote deel van uw payroll processen uitgevoerd worden door een sociaal secretariaat. Het sociaal secretariaat fungeert als kenniscentrum, en garandeert een loonverwerking die overeenstemt met de huidige wet-en regelgeving. Dit heeft als voordeel dat u meer tijd kan vrijmaken voor andere HR-processen. En voor kleinere bedrijven is het zo dat outsourcing vaak ook puur economisch de meest voordelige formule is. Waarbij de voordelen van een in-huis systeem eenvoudigweg niet opwegen tegen het prijsverschil bij lagere volumes, daar de prijszetting bij sociale secretariaten veelal gebaseerd is op aantal verloningen. We lijsten onderstaand nog even kort de voor-en nadelen van beide types op:

Bij het opsommen van beide opties lijkt het dat er óf voor een volledige interne verwerking óf voor een volledige externe verwerking gekozen moet worden. Het is echter geen zwart-wit verhaal en dient bekeken te worden per organisatie.

We merkten op dat bij bepaalde klanten van Popay een hybride model, waarbij in-house met selectieve outsourcing van bepaalde processen, beter beantwoordden aan de noden van de klant en op deze manier de positieve elementen van beide formules tracht te combineren.

What’s next?

Het bovenstaande artikel heeft u alvast een duidelijk beeld gegeven over de verschillende mogelijkheden die u als organisatie hebt, alsook de voor-en nadelen hiervan. In een volgend artikel zullen we ons toespitsen op enkele aandachtspunten en bezorgdheden die we op basis van onze jarenlange ervaring zullen beantwoorden. We halen o.a. de volgende topics aan:

  • Wat met mijn personeels-en payrollgegevens uit een vorig personeelsbeheersysteem indien ik kies voor een nieuw pakket of sociaal secretariaat?
  • Is de keuze naar een nieuwe oplossing niet enorm tijds-en kostenintensief?
  • Op welke manier kan ik de koppeling vanuit mijn personeelsbeheersysteem naar andere pakketten zoals het planningssysteem, boekhoudpakket, enz. behouden?
  • Indien ik kies voor een sociaal secretariaat, kan dit dan ook een niet erkend sociaal secretariaat zijn? Wat is het verschil?

Recent Comments