Popay Blog

=
In-house payroll vs. Outsourced payroll services (deel 2 van 3)

Smaakte ons vorig artikel naar meer? Goed zo! We nemen je graag opnieuw mee op sleeptouw.

Waar in een vorig artikel vooral de termen in-house payroll en outsourced payroll services werden geduid, willen we ons in dit artikel verder toespitsen op belangrijke aandachtspunten bij de keuze voor een nieuwe loontoepassing. Daarbij willen we ook een antwoord bieden op uw eventuele bezorgdheden tijdens het keuzeproces. We zetten u aan het denken door een aantal veelgestelde vragen te doorlopen. Daarbij trachten we u op basis van onze ervaringen binnen de HR-wereld een aantal inzichten te verschaffen.


Kies ik voor een erkend sociaal secretariaat? Is er dan zoiets als een niet-erkend sociaal secretariaat ? Wat is het verschil?

Ja. En u bent volledig vrij in de keuze voor een erkend of niet-erkend sociaal secretariaat. Beide leveren dezelfde dienstverlening. Zo zullen zij uw payroll verwerken volgens de wettelijke bepalingen, extra diensten aanleveren zoals wettelijke ondersteuning, consulting e.a. Kortom, alles om u in staat te stellen uw HR-processen gedeeltelijk of volledig toe te vertrouwen aan een (niet)-erkend sociaal secretariaat.

Het enige verschil is de ‘erkenning’ zelf. De overheid heeft een aantal salaris dienstverleners benoemd als ‘erkend sociaal secretariaat’. Zij voldoen aan bepaalde vormvereisten en stellen een geldelijke waarborg ter beschikking van de overheid. De erkenning zorgt ervoor dat zij uw bijdragen aan de sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing mogen innen en nadien verder doorstorten naar de overheid. Het betreft dus geen kwaliteitslabel, maar eerder een functionele erkenning. Hierdoor kan de RSZ tevens onverwachte controles uitvoeren om de werkgeversdossiers van erkende sociale secretariaten te controleren.

De niet-erkende sociale secretariaten hebben dezelfde opdracht, maar hebben geen erkenning en zijn dus niet aan dezelfde voorwaarden onderworpen. Zij innen geen gelden voor de overheid. Hun dienstverleningsaanbod blijft echter onveranderd.

In het keuzeproces dient u ook andere belangrijke factoren mee af te wegen. Denk bijvoorbeeld aan het dienstenmodel: hoe wil ik als klant geholpen worden? Hoe belangrijk vind ik een vast contactpersoon? Welke types van dienstverlening heb ik nodig? Welke taken wens ik uit te besteden? En welke prijs staat hier tegenover? Maar ook: welk payroll programma wordt er voorgesteld? Is dit compatibel met de HR-strategie die ik voor ogen heb?

Of toch een payroll verwerking in eigen beheer?

U kan ook nog steeds opteren voor een loonverwerking in eigen beheer (in-house payroll) evenals een hybride vorm hiervan. Lees hierover meer in ons vorig artikel.

Of u nu een (niet)-erkend sociaal secretariaat of een in-house-oplossing overweegt, er zijn een aantal denkoefeningen waarmee u rekening dient te houden. Onderstaand bespreken we drie sleutelvragen die onontbeerlijk zijn in de overstap naar een andere methode voor de loonsverwerking. Dit zal u reeds een aantal verrassende inzichten verschaffen.

  • Is de overgang naar een andere oplossing niet enorm tijds-en kostenintensief?
  • Wat met mijn personeels-en payrollgegevens uit een vorig personeelsbeheersysteem indien ik kies voor een nieuw pakket of sociaal secretariaat?
  • Op welke manier kan ik de koppeling vanuit mijn personeelsbeheersysteem naar andere pakketten zoals het planningssysteem, boekhoudpakket, enz. behouden?

‘Is de overgang naar een andere oplossing niet enorm tijds-en kostenintensief’?

Onafhankelijk van de keuze die u maakt (in-house, outsourcing,…) zullen er extra inspanningen geleverd moeten worden bij de overgang naar een nieuwe loonmodule. Er moet goed nagedacht worden over de aanpak qua (human) ressources, tijd en kosten om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Een goede voorbereiding is ‘key’. Begin met uw bestaande processen nauwgezet in kaart te brengen en optimaliseer waar nodig. Enkel processen waarvan de goede werking vast staat, kunnen succesvol uitbesteed worden.

Een volgend aandachtspunt: wees selectief. Probeer kritisch te kijken naar aspecten die noodzakelijk zijn en gooi ‘overbodige’ elementen onverbiddelijk over boord. Zo worden bepaalde rapporten of werkwijzen in stand gehouden, zonder dat ze een meerwaarde betekenen of zelfs effectief gebruikt worden. Een goede identificatie hiervan zal u tijd én geld besparen.

Hetzelfde geldt voor het overzetten van personeelsgegevens naar een nieuwe leverancier. Cruciaal in het welslagen van een succesvolle overstap: wees grondig en accuraat maar tevens selectief. De volledige populatie overzetten of enkel de actieve dossiers? Enkel de actuele situatie van een dossier overzetten of ook de historiek? Als uw personeelsaantal eerder gering is kunnen gegevens manueel overgezet worden. Gaat het echter over honderden of duizenden medewerkers dan kiest u er best voor om hulpmiddelen in te zetten om de overgang efficiënt te laten verlopen.

Popay's antwoord: een gebruiksvriendelijke en transparante migratietool.

Bij Popay gebruiken we een migratietool om gegevens van het bronsysteem, uw vorig loonpakket, naar het doelsysteem, het nieuwe loonpakket, te ‘vertalen’ en hiermee leesbaar te maken door het nieuwe systeem.

Onze tool zorgt ervoor dat de verschillende gegevens die in uw huidige systeem zitten, ingelezen worden in de migratietool. De tool verwerkt vervolgens deze informaties naar een formaat dat leesbaar is door het nieuwe systeem. Tijdens deze transformatie van de data kunnen de gegevens herordend, aangepast of verrijkt worden, dit naargelang de vereisten van het nieuwe systeem.

Wat is de meerwaarde voor u? Door regels en logica toe te passen is er minder kans op manuele fouten en gaan er geen gegevens verloren. Een bijkomend voordeel is dat uitzonderingen sneller geïdentificeerd worden. De geïntegreerde rapportage van de migratietool geeft daarbij de mogelijkheid om extra controles toe te voegen. Ten slotte worden wijzigingen en toevoegingen van gegevens nauwkeurig vastgelegd zodat u steeds inzicht zal behouden van de uitgevoerde transacties.


‘Wat met de personeels-en loonsgegevens die ik verzameld heb in mijn huidig loonverwerkingssysteem?’

Uw huidig loonbeheersysteem bevat een schat aan informatie, verzameld door de jaren heen en steeds verder verrijkt met extra gegevens over uw medewerkers. De kans is groot dat er meer dan alleen payroll gerelateerde data is ingegeven omwille van rapportage of als centrale opslagplaats voor alle mogelijke medewerkersgegevens. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er een bezorgdheid is om deze data deels kwijt te raken.

In de meeste gevallen wordt er bij de overgang naar een nieuw systeem enkel rekening gehouden met de meest recente persoons- en loongegevens van de medewerkers. Dit om een correcte payroll te kunnen garanderen, zonder het overgangs-of migratie-aspect extra te verzwaren door tevens alle historische gegevens over te nemen.

Hoe behoudt u dan toch al uw gegevens wanneer het oude systeem niet meer kan geconsulteerd worden? Bent u verplicht om zelf deze data bij te houden in grote Excel-files of in individuele personeelsdossiers? Met de huidige bepalingen inzake veiligheid en privacy in gedachte heeft Popay hiervoor een krachtige oplossing voor bedacht! Wij kunnen u een gebruiksvriendelijke tool aanbieden waar we de gegevens van uw huidige systeem in opladen, zodat u deze nadien kan consulteren, nl HRArchive. Hierbij maakt het niet uit vanuit welk loonsysteem we de gegevens moeten recupereren. De applicatie geeft u steeds alle persoons-en salarisgegevens overzichtelijk weer met aandacht voor gebruiksvriendelijkheid en intuïtieve navigatie.

Stel dat u in de toekomst opnieuw de keuze zou maken om over te stappen naar een ander pakket of sociaal secretariaat, kunnen deze gegevens eveneens geladen worden in HRArchive zodat u op eender welk moment een totaaloverzicht behoudt van uw personeelsgegevens. Zelfs het continu voeden van het systeem met gegevens uit het actieve loonprogramma behoort tot de mogelijkheden.


‘Op welke manier kan ik de koppeling vanuit mijn personeelsbeheersysteem naar andere pakketten zoals het planningssysteem, boekhoudpakket, enz. behouden?’

Veelal dienen gegevens uitgewisseld te worden van en naar het payroll pakket, zoals een boekhoudprogramma of een planningssysteem. Bij de overgang naar een nieuw loonpakket moeten deze al dan niet geautomatiseerde koppelingen in kaart worden gebracht. Door de organische groei van de systeemintegratie over de jaren heen, zien we vaak een gebrek aan coherentie, inzicht en de mogelijkheid tot centraal beheer. Zo’n interface is een ‘black box’ waarin er weinig tot geen leesbaarheid is van de verschillende gegevens die worden doorgestuurd. Uitval van gegevens is hierdoor weinig tot niet detecteerbaar.

Op welke manier kan u dit proces verbeteren? De tool xChange, door Popay ontwikkeld op basis van jarenlange integratie ervaring, biedt de bouwblokken om interfaces op een uniforme manier te ontwikkelen. Dit zal uw IT-departement in staat stellen om sneller en efficiënter te kunnen werken.

Daarnaast biedt xChange een beheerplatform dat toelaat om verschillende interfaces plannen én wordt er steeds op een overzichtelijke manier de doorgestuurde informatie en de verworpen gegevens, in geval van uitval, weergegeven.

Kortom, xChange kan u het leven vergemakkelijken indien u ervoor kiest om uniformisering, een centraal beheer en betere opvolging mogelijk te maken. Ook in de toekomst, wanneer u voor een ander loonpakket, maar ook boekhoudpakket of planningssysteem,… zou kiezen, zal deze tool u in staat stellen om sneller en efficiënter te kunnen schakelen.

What’s next?

We hopen u met dit artikel op weg te hebben geholpen in uw denkproces. In een volgend artikel spitsen we verder toe op het keuzeproces. Het laatste deel van de artikelreeks zal u handvaten en inzichten meegeven om een goede evaluatie te maken van het type verloning dat het best past bij uw organisatie.

Recent Comments